Neke prednosti i nedostaci pakiranih sustava za arhiviranje

• Travanj 26, 2024

Upravljanje papirom i arhiviranje papira su blizu vrha popisa svih omiljenih organizacija organizacije, često zato što uključuju naoko beskrajne odluke: što se moram držati? Koliko dugo ga moram zadržati? Kamo treba ići? Kako da nazovem mapu u koju je pohranim?

Pakirani setovi datoteka za datoteke mogu ponekad biti koristan način uklanjanja žljezda iz upravljanja papirom, jer vam kažu točno gdje trebate pohraniti stvari, koliko dugo ih treba čuvati i što označiti svoje mape. Međutim, postoji i nekoliko nedostataka. Evo nekih prednosti i slabosti jednog sustava koji sam pokušao,
Komplet za organizaciju financijskog planiranja by Homefile.

Što ima u kompletu
Komplet za financijsko planiranje Homefile sadrži dvadeset i dvije kartice s razdjelnikom datoteka, indeks brzog pronalaženja i priručnik s uputama o korištenju sustava kao i prostor za snimanje stvari poput podataka o računu, podataka o osiguranju i osobnih podataka.

Kako radi
Svaka kartica razdjelnice datoteka za financijsko planiranje sadrži karticu s popisom određene kategorije - na primjer, osiguranje: zdravlje i invalidnost; Na samoj kartici se navodi kakvi papiri trebaju biti sadržani u toj datoteci, koji papiri trebaju biti u nekoj drugoj datoteci i koliko dugo trebate čuvati papire koje tamo nalazite.

Svaku karticu razdjelnika datoteka stavljate u mapu s visećom datotekom, a zatim tu mapu ispunite papirima navedenim na kartici. (Neke su kategorije, poput bankovnih računa, dovoljno široke da kit preporučuje korištenje manilskih mapa datoteka unutar visećih mapa kako bi papiri za različite račune bili razdvojeni.) Brze indeksne kartice i priručnik nalaze se u mapi s visećom datotekom ispred svega drugo; Kad god morate papir podnijeti ili preuzeti, indeks će vam reći gdje trebate potražiti.

Što mi se svidjelo u sustavu
Nedavno sam odlučio testirati komplet Homefile. Slijedeći upute u priručniku, postavio sam novi sustav arhiviranja i ponovno podnio svoje radove prema kategorijama i smjernicama u kompletu. Budući da nisam trebao odlučivati ​​gdje ću predati stvari i nisam trebao izrađivati ​​naljepnice za viseće mape (za to sluče kartice na karticama), proces je protekao prilično brzo.

Dok sam pomicao papire, otkrio sam da su neke kategorije koje sam prije pohranjivao odvojeno - poput izjava o kreditnoj kartici i kreditnih izvještaja - imale više smisla u kombinaciji, kao što je kit preporučio. Također sam smatrao da je indeks prilično zgodan: umjesto da se moram prisjećati gdje sam stavio određeni papir, jednostavno bih ga mogao potražiti na indeksu. To bi potencijalno moglo uštedjeti vrijeme.

Radna knjižica ističe da bi ovaj sustav mogao biti posebno koristan osobama s datotekama na nekoliko lokacija (recimo, primarno prebivalište i kuća za odmor) i osobama odgovornim za više skupova datoteka (poput vlastitih i starijih roditelja). Slažem se. Ovaj komplet mogao bi eliminirati potrebu za izumom kotača u smislu podnošenja.

Slabosti
Što sam dublje ušao u stvaranje svog sustava arhiviranja, to sam više bio svjestan stvari o kompletu koji nije dobro sjedio sa mnom:

• Za početak, postojale su neke zbunjujuće razlike i ukrštanja među kategorijama - diplome se, primjerice, trebaju pohraniti u osobnu mapu, dok transkripti idu u mapu Schools & Childcare (ali trenutno nisam u školi i ne imati bilo koju djecu).
  
• Pridržavajući se kompleta uputa, morao sam izvršiti nekoliko promjena koje mi se nisu činile logičnim; na primjer, potvrde o velikim kupnjama koje obično pohranjujem uz podatke o mojem Osiguravanju osiguranja (jer bih im se vratio samo ako bih podnio zahtjev) podnose se s jamstvima i korisničkim vodičima.
  
• Također su mi nedostajale neke kategorije. Na primjer, nije bilo naznaka gdje podnijeti stvari poput ponavljajućih računa (komunalije, telefon i tako dalje) - i premda radna knjižica nudi prostor za prilagodbu indeksa kada naiđete na papire koji nisu navedeni u određenoj listi Ovo može potencijalno pobijediti svrhu sustava u kojem se odluke donose unaprijed za vas.
  
• Napokon sam utvrdio da je neka logistika sustava nesavršena. Komplet preporučuje da se prijave poreza na dohodak i prateće informacije podnesu u mapu, ali sve osim najosnovnijih 1040 vjerojatno će jednu viseću mapu ispuniti preplavljenom. Također su i same datoteke datoteka malo previsoke: kad sam ih stavio u viseću mapu s čak jednom djelomično punom datotekom manile, nisam mogao zatvoriti vrh okvira datoteka koji sam koristio.
  

Donja linija
Ako već imate bilo kakav sustav arhiviranja, možda će vam biti teško - kao što sam i ja - nadjačati vaše prirodne sklonosti kada odlučujete gdje trebate predati stvari. Nekoliko zbunjujućih križanja između kompleta može biti frustrirajuće. Možda ćete biti prestrašeni ako imate papire koji ne spadaju lako u tradicionalne kategorije arhiviranja.

Sa druge strane, kit dobro funkcionira tako što predviđa većinu glavnih kategorija arhiviranja i jasno određuje što se događa u svakoj kategoriji, a što ne, a kada je sigurno očistiti sadržaj svake mape. Također je lako podesiti i ne zahtijeva opremu osim osnovne zalihe. Ako ste preopterećeni papirom i osjećate se paraliziranom mišlju da morate odlučiti kuda stvari idu ili ako želite samo osnovni, jasan sustav prijave, Organizacijski paket za financijsko planiranje može biti samo karta.

Upute Video: Ambassadors, Attorneys, Accountants, Democratic and Republican Party Officials (1950s Interviews) (Travanj 2024).