Nabavite svoje papirnate datoteke u obliku za godinu unaprijed

• Svibanj 16, 2024

Jeste li znali da veljača arhivira vaše datoteke na mjesecu? Popravak prošlogodišnjih rekorda - i postavljanje učinkovitog sustava arhiviranja za godinu koja je pred nama - možda vas neće raspoložiti za slavlje, ali može vam pružiti veliku dozu smirenosti i kontrole u predstojećim mjesecima. Evo kako poboljšati uklanjanje datoteka, oblikovanje datoteka i spremnost za dostavu u 2010. godini.

1. korak: Arhivirajte nedavnu prošlost
Do sada ste vjerojatno dobili većinu (ako ne i sve) račune i izjave iz 2009. godine koje ćete dobiti, tako da je pravo vrijeme da se presele prošlogodišnje datoteke kako bi se napravilo mjesta za njihove kolege iz 2010. godine. Sve datoteke koje su vam potrebne za porezne ili pravne svrhe mogu se prenijeti u bankarsku kutiju, kantu za otpatke ili drugi prijenosni spremnik u kojem će ih biti okupljen i prikupljen, ali van načina. Ono što vam nije potrebno i ne želite otvoriti na putu za uništavanje ili koš za recikliranje.

(Zanimivo je koje datoteke treba čuvati i koliko dugo ih treba čuvati? Pogledajte BankRate pregled onoga što se treba držati i zašto, a također zatražite smjernice od svog CPA-a ili odvjetnika, jer se vaši zahtjevi mogu razlikovati ovisno o stvarima poput pokretanja tvrtke ili posjedujem dom.)

Ovo godišnje čišćenje primjenjuje se na financijske zapise (koji se obnavljaju svake godine), kao i na osobne dosjee poput dječjih izvještajnih kartica iz škole, referentnog materijala koji ste prikupili tijekom godine i dopisivanja. Odaberite što sve ove stvari zaista vrijedi čuvati, a od toga, koliko se toga može arhivirati i koliko zaista zaslužuje ostati u vašem glavnom sustavu arhiviranja.

2. korak: Ponudite Adieuu daleku prošlost
Dok pomičete zapise iz 2009. godine na neko uobičajeno, ali još uvijek dostupno mjesto, pogledajte sve što ste čuvali od 2008. i prije. Ispunite sve što sigurno može ići na temelju smjernica koje ste stvorili (što znači da vjerovatno možete reći sayonara na stvari poput telefonskih računa i računa za komunalne usluge prošlih godina, osim ako nemaju utjecaja na vaše poreze), a zatim konsolidirajte ove starije datoteke što je više moguće. Premjestite te arhive iz svog kućnog ureda i na mjesto gdje ih možete potražiti ako je potrebno, ali neće ih trebati redovito pregledavati, poput polica u ormaru.

Korak 3: Stvorite nove i zamjenske datoteke
Zatim stvorite nove mape datoteka za račune i izvještaje koje redovno primate, kao što su bankovni izvodi i računi za kreditne kartice. (Ako ste preselili prošlogodišnje zapise bez uklanjanja mapa datoteka, ovaj korak možete preskočiti.) Ovo je također dobra prilika za izmjenu, kombiniranje ili brisanje kategorija i dodavanje novih kategorija prema potrebi. Uzimanje vremena za postavljanje, kategoriziranje i označavanje mapa datoteka sada će arhiviranje olakšati (ako još uvijek nije baš uzbudljivo) tijekom ostatka godine.

Korak 4: Uključite se u naviku
Nakon što su očišćene stare stvari i nove datoteke spremne za rad, jedino što preostaje jest nastaviti s vrhom uklanjanja stvari nakon što završite s njim. Lakše rečeno nego učinjeno, znam, pogotovo ako biste radije izvukli zube nego morali podnositi papire. Kao i bilo koji posao, ipak, rješavanje ovog problema u malim dozama može ga učiniti mnogo podnošljivijim i može zahtijevati mnogo manje vremena. Pokušajte dodati dodatnu minutu ili dvije za arhiviranje u vrijeme koje posvetite plaćanju računa ili uravnoteženju svoje čekovne knjižice - uz primjenjiv sustav koji vam je potreban, neće vam trebati puno više vremena od toga da biste ubacili stvari u vaš sustav za arhiviranje kad je postavljen do nesmetanog funkcioniranja.

Bez obzira na to da li službeno slavite mjesec arhiviranja vaših datoteka, uzmite malo vremena tijekom narednih tjedana da svoje datoteke dovedete u formu. Ostatak godine radovat ćete se!

Upute Video: SCP-093 Red Sea Object | euclid | portal / extradimensional scp (Svibanj 2024).