Organiziranje e-pošte - razvrstavanje i korenje

• Travanj 28, 2024

E-pošta možda nikad ne može zasmetati vašem fizičkom prostoru kao što to može poštanska pošta, ali ona ipak može biti uzrok stresa, frustracije i glavobolje. Kontrolom nad svojom e-poštom možete si osigurati da ona postane alat kojim treba biti - onaj koji vas održava u kontaktu i informiran - bez izazivanja preopterećenja.

Prvi korak prema stvaranju funkcionalnog sustava organiziranja e-pošte je, naravno, otklanjanje poruka koje više ne želite ili ne trebate. Evo nekoliko kriterija i pokazatelja koji će vam pomoći da smanjite pristiglu poštu i riješite se digitalnih podataka.

Gdje započeti
Često je najlakše i najučinkovitije započeti razvrstavanjem i pranja najstarijih poruka e-pošte, jer je najmanje vjerovatno da će biti pravovremene i relevantne, a mnoge od njih mogu biti zastarjele. Ako imate vrlo velike zaostatke e-pošte, možda ćete htjeti stvoriti opću mapu zaostalih predmeta u kojoj će se nalaziti poruke koje želite sortirati tako da ne zatrpaju vašu mapu i postanu neodoljive.

Preporučujem započeti s 20-30 minuta razvrstavanja, što je općenito dovoljno da vam omogući neki napredak, ali ne toliko da biste se dosadili ili istrošili. Ako ste i dalje inspirirani, nastavite dalje; u suprotnom, odmorite se i vratite se još oko 20 minuta ili kasnije.

Stvaranje smjernica
Kao kad ste korali druge stvari, korisno je imati neke smjernice unaprijed za ono s čime ste se spremni razdvojiti i što biste željeli zadržati. Evo nekoliko vrsta poruka e-pošte koje brišem prilikom korenja:

• Poruke koje nisam želio primati u prvom redu (naravno, neželjene pošte, ali i biltene za koje se nisam prijavila, neželjene naprijed i slično)
  
• Poruke sa zastarjelim informacijama (recimo o događajima koji su već prošli)
  
• Informativne poruke (poput biltena) koje sam već pročitao i malo je vjerojatno da ću ih ponovo pročitati
  
• Informativne poruke koje nisam pročitao više od 2 mjeseca
  
• Poruke sam presnimio i ne želim ili moram ništa raditi
  
• Poruke čije su informacije dostupne drugdje
  
• Ranije verzije poruka koje su postale dio duljih niti (tj. Ako je klijent poslao poruku na koju sam odgovorio, a zatim je klijent odgovorio na mene, zadržat ću samo onu najnoviju poruku - koja ima sva tri bita dopisivanje u njemu)
  

Izbriši dalje!
S uputama u ruci pregledajte sadržaj pristigle pošte prstom iznad tipke Izbriši na tipkovnici, spremna za napuštanje. Budući da toliko e-pošte obično ostane podsjećanje na stvari koje morate učiniti, pokušajte napraviti ovu vježbu sa svojim popisom obveza uz vas; kada naiđete na poruku koju ste čuvali samo zato što vas podsjeća na nešto na što trebate voditi računa, napišite taj zadatak na svoj popis obaveza, a zatim izbrišite poruku (ili je u najmanju ruku izbacite iz vaš Inbox u mapu).

Dok sortirate, pokušajte se ne previše zaokupiti sadržajem poruka: ako na primjer postoje duge e-poruke koje želite pročitati, preskočite nekoliko redaka da biste bili sigurni da ih vrijedno spremaju, a zatim ih premjestite na a Za čitanje mape u programu e-pošte. Budite na oprezu i zbog distrakcija, poput klika na vezu u poruci, a zatim se zaokupite alatom na mreži. Ako trebate, postavite mapu koju će web lokacije posjećivati ​​i tamo spremiti bilo kakve poruke s informacijama o stvarima koje želite provjeriti na mreži.

Dok radite, razmišljajte o poštanskom sandučiću kao na fizički Inbox na vašem stolu: u idealnom slučaju trebao bi sadržavati samo one poruke koje još niste pregledali ili na kojima aktivno radite. Ako uklonite stvari koje vam više nisu potrebne i premjestite u mape sve što želite zadržati kao referencu, olakšat ćete rješavanje onoga što je za vas doista aktivno i aktualno.

U sljedećem članku iz ove serije pogledat ćemo načine pohranjivanja i organiziranja poruka e-pošte koje odlučite zadržati. Ovog tjedna izdvojite malo vremena za izradu vlastitih smjernica za sortiranje i korenje, a zatim ih stavite u upotrebu za uklanjanje pristigle pošte.

Upute Video: 10 Things to do in Mostar, Bosnia and Herzegovina Travel Guide (Travanj 2024).