Upravljanje popisom - Excel

• Svibanj 19, 2024

Excel pruža neke moćne alate za upravljanje popisima. Pomoću ovih alata možete:
• Poredaj
• Filtar
• Pronaći
• Potvrdite unose
• Stvorite potkupni zbroj
• Kategorizirajte korištenjem grupe i obrisa
• Sažeti pomoću okretnih tablica

Ukratko, ovi alati pružaju sredstva za snažnu i smislenu analizu vaših podataka. Međutim, imajte na umu da Excel nije alat za upravljanje bazama podataka, pa bi njegova upotreba trebala biti ograničena na upravljanje popisima podataka.

Kao i baza podataka, Excel popisi su organizirani u redove koji predstavljaju zapis informacija i stupce koji predstavljaju polja sa svakim zapisom na popisu koji sadrže slične podatke. Postoje određeni standardi koje treba primijeniti na popis u Excelu kako bi se optimizirala učinkovitost alata za prijenos podataka kako slijedi:

• Svaki novi popis započnite na zasebnom radnom listu.
• Izbjegavajte stavljanje podataka koji nisu na popisu radnom listu. Ako je potrebno za cjelovitost popisa, kritične podatke stavite iznad ili ispod popisa s najmanje jednim praznim redom između popisa i drugih podataka.
• Popis započnite dodavanjem oznaka stupaca. Odaberite formatirani stil različit od formata podataka tako da Excel može interpretirati granice popisa.
• Ne odvajajte podatke od naljepnica stupaca umetanjem praznog retka ili korištenjem retka koji sadrži isprekidanu liniju, zvjezdicu ili bilo koju drugu vrstu simbola koji se ne odnosi na podatke. Upotrijebite značajku oblikovanja obruba ćelije za vizualno razlikovanje stupca oznake i podaci.
• Svaki stupac treba sadržavati istu vrstu podataka za svaki zapis na vašem popisu.
• Ne miješajte vrste podataka u stupcu. Na primjer, monetarne podatke trebalo bi unijeti u obliku brojeva i formatirati po želji, neki unosi ne bi trebali koristiti tekst poput "Dva dolara"
• Ne stavljajte prazne redove ili stupce u svoj popis. Excel interpretira granice popisa koristeći prazne redove i stupce kao definirajuća ograničenja.
• Poravnajte podatke u stupcima koristeći Excel alate za poravnanje, poput centriranja, poravnanja ulijevo i udesno i alata za uvlačenje. Vodeći i zadnji prostori u podatkovnoj ćeliji utjecati će na značajke sortiranja i filtriranja.
• Pomoću naredbi potbrojnika, grupiranja i kontura stvorite prijelome kategorija unutar podataka. Ne umetnite ručno podbrojeve redaka niti koristite prazne retke za stvaranje preloma kategorija.

Jednom kada je vaš popis uspostavljen, možete lako dodati podatke pri dnu popisa. Excel će proširiti formule i oblikovanje na nove podatke sve dok prethodna tri retka sadrže formule i oblikovanje. Najbolje je dodati podatke na dno popisa i prilagoditi ili ponovo napuniti. Prije dodavanja novih zapisa morat ćete ukloniti sve podbrojeve, grupiranje ili filtriranje prije nego što pristupite popisu. Nakon što se novi podaci integriraju i razvrstaju na odgovarajući način, možete ponovo primijeniti sve potrebne podskupine, grupiranje ili filtriranje.

Upravljanje popisom jedan je od najmoćnijih alata koje Excel nudi korisnicima. Naučiti organizirati podatke na najučinkovitiji način iskoristiti prednosti ponuđenih alata vrijedi vremena.

Upute Video: Excel: Cell Basics (Svibanj 2024).