Jednostavni koraci do učinkovitog sustava arhiviranja

• Travanj 28, 2024

Ovaj je članak izvadak iz moje nove e-knjige, Organizirani životni vodič za organiziranje radova i datoteka.

Kamen temeljac većine sustava za upravljanje papirom skup je datoteka koje mogu sadržavati i kategorizirati informacije koje su vam važne. Uz nekoliko osnovnih potrepština i nekoliko jednostavnih koraka, stvaranje sustava za arhiviranje (ili ažuriranje postojećeg) može biti relativno brz i bezbolan zadatak, pogotovo ako ste već uklonili neželjene i nepotrebne papire. Evo kako donijeti datoteke u formu.

Što će vam trebati:

• Prazne mape datoteka. Preporučujem upotrebu unutarnjih (ili manila) mapa datoteka i visećih mapa, ali ako ste pritisnuli za prostor, možete koristiti samo jednu ili drugu.
  
• Ljepljive bilješke. Standardna veličina od 3 do 3 inča je idealna jer vam daje dovoljno prostora za pisanje.
  
• Olovka ili olovka.
  
• Prazan papir ili prazan dokument za obradu teksta da biste zabilježili bilješke o kategorijama arhiviranja koje ćete stvoriti i onome što pripada svakoj od njih.
  
• Sve datoteke koje ste već stvorili, bilo da su dio sustava za arhiviranje koji već imate ili mape koje ste stvorili dok ste izdvajali papire za spremanje tijekom postupka sortiranja i korenja.
  Vreće ili kante za recikliranje i rezanje, samo u slučaju da naiđete na neželjene ili nepotrebne papire koji još uvijek vrebaju okolo.
  

Što učiniti:

1. Skupite sve radove na kojima ćete raditi zajedno na jednom mjestu. Ako ažurirate postojeći sustav arhiviranja, imate prednost.
   
2. Uzmite papir s vrha svoje hrpe i učinite nešto od toga:
   
   
   
   • Ako je povezana s kategorijom datoteka koju ste već stvorili ili datotekom u vašem postojećem sustavu, dodajte je u tu mapu.
     
   • Ako pripada u novu ili zasebnu kategoriju, stavite je u praznu mapu datoteka i koristite ljepljivu bilješku da biste toj mapi dali privremenu oznaku.
     
   
   
3. Dok stavljate papire u mape, na praznom listu papira ili u dokumentu za obradu teksta stavite bilješku o tome što je papir i gdje ste ga stavili. Na primjer, možete napisati "Automatska polica osiguranja - u mapi automobila" ili "Podaci o letu za putovanje u San Francisco - u mapu Nadolazeća putovanja." Ove će vam bilješke pomoći da zapamtite gdje ste skrivali stvari, a također će vam pomoći i da stvorite kartu datoteka kad završite postavljanje sustava.
   
4. Ponovite ove korake sa svakim papirom u vašem snopu. Ako ažurirate postojeći sustav arhiviranja, prelistajte papire u svakoj mapi da biste utvrdili pripadaju li u tu mapu ili negdje drugdje i je li oznaka kategorije u mapi još uvijek točna. Premjestite stvari u druge mape i po potrebi ažurirajte naljepnice.
   
5. Nakon što sve sortirate i kategorizirate u mape, pogledajte mape. Imaju li kategorije i oznake smisla? Postoje li mape koje treba objediniti? Bilo što što bi trebalo podijeliti u manje kategorije?
   
6. Kad ste zadovoljni s kategorijama koje ste stvorili, označite svoje mape. Možete ručno napisati ili ispisati naljepnice ili ih stvoriti pomoću proizvođača etiketa.
   
7. Stavite mape u ladicu, okvir ili kantu za datoteke koje ih pohranjujete. Organizirajte datoteke na način koji vam ima smisla na temelju načina na koji ih upotrebljavate. Na primjer, možete ih naručiti abecednim ili kronološkim redoslijedom, ili možete postaviti mape koje ćete najvjerojatnije koristiti ispred, a iza njih će datoteke biti manje pristupačne.
   
8. Zapišite svoju datoteku. Ovaj će vam popis, na osnovu bilješki koje ste zabilježili o kategorijama arhiviranja koje ste stvorili i što ste spremili unutar svake kategorije, pomoći da se sjetite što je tamo. Kopiju mape datoteka držite na prednjem dijelu ladice datoteke ili u mapi na radnoj površini računala kako biste joj mogli lako pristupiti kada morate pronaći nešto u svojim datotekama.
   
9. Divite se svom modernom funkcionalnom sustavu arhiviranja!
   

Upute Video: 4 top vježbe za ravan trbuh u 8 minuta (Travanj 2024).