Smanjite nerede idući digitalno, 2. dio: Papir

• Svibanj 6, 2024

U prvom dijelu ove serije pogledali smo načine kako digitalno korištenje vaše glazbene kolekcije može vam olakšati nered i više uživati ​​u svojoj glazbi. Ali hrpe CD-a i kaseta rijetko su nečija glavna glavobolja; ta razlika najčešće pada na papire, posebno one koje moramo zadržati u porezne ili pravne svrhe. Zatim ćemo ovaj tjedan istražiti kako digitalno okruženje u papiru može voditi evidenciju koja vam treba manje oporezivati ​​i urediti.

Osnove
Daleko je najčešći razlog što većina nas čuva papire poput primanja, računa, komunalnih izjava i slično, jer postoji šansa da ih IRS zatraži ako se ikada suočimo s poreznom revizijom. Doista, vođenje evidencije je ozbiljan posao i važno je imati potrebne dokumente dok vam IRS kaže da ih želite čuvati. (Za pregled evidencije u vezi s porezom pogledajte vezu u nastavku.)

To bi moglo reći da bi mnogi od nas zapravo mogli brzo i lako dobiti ruku u vezi s našom poreznom dokumentacijom ako smo to tražili? Koliko bi se njih trebalo kopati po planinama nepovezanih papirologije? Koliko nas grize zube razmišljajući o rješavanju ladice / kutije / stražnjeg dijela ormara u kojoj je (mislimo) da je spremljena sva ova papirologija? Digitalizacija dokumenata koje trebate voditi može ići dug put prema dopuštanju da se pridržavate IRS-a bez da se u procesu odričete razumnosti.

Povlastice
Američki zakon sada omogućava da digitalne kopije podataka vezanih uz porez stoje na raspolaganju za mnoge stvari koje smo nekada imali na papiru, uključujući priznanice o troškovima, račune i izjave. Spremanje važnih dokumenata poput ovih u digitalnom obliku ne samo da štedi mnogo prostora, već i olakšava svijetu da brzo pronađe ono što vam treba i da vaše evidencije organizira. Osim toga, možda više nećete morati predati kutiju s cipelama punim potvrda vašem porezniku koji dolazi u travnju!

Važno je napomenuti da se neki dokumenti uvijek trebaju čuvati u izvornom papirnatom obliku, uključujući oporuke, naslove, rodne listove i mnoge hipotekarne dokumente. Iako uvijek možete stvoriti digitalne kopije tih dokumenata, obavezno ih držite na izvornicima na sigurnom mjestu. Za više informacija o tome što biste trebali zadržati na papiru pitajte svog odvjetnika, CPA ili poreznog stručnjaka.

Početak
Sve što vam treba za digitalizaciju radova je skener koji će automatski prenijeti kopije onoga što skenirate na svoje računalo. Naravno, skeneri se uvelike razlikuju u cijeni i kvaliteti; ako planirate često koristiti svoje - posebno za izradu digitalnih dokumenata - vrijedno je uložiti u jedan koji je jednostavan za upotrebu i koji će zadržati vrijeme. U idealnom slučaju potražite skener koji će proizvesti PDF dokumente koje izrađujete, a ne slikovne datoteke poput .jpgs.

(Ako vam je papirologija posebno zahtjevna, razmislite o novom skeneru NeatReceipts. Ovaj gadget omogućuje skeniranje primanja, a isporučuje se i sa softverom koji će analizirati i kategorizirati vaše troškove. Iako nije jeftin, mogao bi biti koristan. kupnja ako vam pomisao da ručno unesete još jedan račun u vaš knjigovodstveni program šalje vam vrištanje - ili ako vam pomisao na računovodstveni program šalje vrištanje.
Ovdje provjerite skener urednih računa.)

Pored dobrog skenera, na vašem računalu ima smisla postaviti organizirani sustav arhiviranja. Skeniranje dokumenata i njihovo pohranjivanje u neki tamni i nepoznati kut tvrdog diska bit će jednako ludilo kao i pokušaj da ih sve zakvačite u pretrpanu ladicu za arhiviranje. Razmislite o postavljanju posebne mape koja se zove "Troškovi" (ili "Važni radovi", ili bilo koje drugo ime ima smisla za vas); unutar nje stvorite dodatne mape za razne vrste dokumenata koje ćete tamo pohranjivati: izjave o kreditnim karticama, potvrde, platne kartice itd.

Održavanje napretka
Svaki put kada skenirate dokument, obavezno mu obojica dodijelite ime koje će ga olakšati pronalazak (umjesto standardnog Scan001.pdf skener će ga vjerojatno nazvati), a zatim ga spremite u pravu mapu.

Također želite biti pažljivi u pogledu redovitog kopiranja ovih podataka, bilo na disku, vanjskom tvrdom disku ili USB ključu (otprilike o veličini vašeg palca i utikača u USB priključak na računalu ). Zamislite ovo kao digitalni ekvivalent pohrane važnih papira u sef ili zaključanu ladicu.

Nakon što skenirate svoje dokumente i pohranite ih na računalo, možete se riješiti mnogih originalnih papira. (Opet, kad ste u nedoumici o tome što morate zadržati u papirnatom obliku, provjerite kod svog odvjetnika ili CPA.) Pametno je izbrisati sve što na njemu ima identifikacijske podatke - potvrde koje prikazuju podatke o vašoj kreditnoj kartici, izjave u kojima se navode brojevi računa, i apsolutno ništa s vašim brojem socijalnog osiguranja - umjesto da ga jednostavno bacite u kantu za recikliranje.

Digitalizacija postojećih dokumenata može biti izvrstan način za smanjenje glavobolje na papiru, a pritom olakšavajući pronalazak onoga što vam je potrebno kad vam zatreba. Uz skromno ulaganje vremena, alata i truda, jednostavno ćete otkriti da ste u stanju isprazniti taj problematični pretinac za datoteke zauvijek.

Upute Video: The Third Industrial Revolution: A Radical New Sharing Economy (Svibanj 2024).