Je li vrijeme za brisanje mape pristigle pošte?

• Svibanj 17, 2024

Bilo da radite kod kuće ili radite od 9 do 5 izvan kuće, možda ćete koristiti pretinac računala za arhiviranje nekih poruka. Ako mapu za pristiglu poštu upotrebljavate za arhiviranje, pazite koliko vam je preostalog prostora ostalo preostalo.

E-pošta s velikim prilozima može zauzeti puno prostora. Iako mnogi dostupni računi e-pošte povećavaju kapacitet za pohranu korisnika, dobra je ideja zadržati se u vezi s tim što štedite. Ponekad se sprema hitno ili slatko naprijed jer ga namjeravate poslati prijatelju ili pročitati kad imate vremena. Mjesecima kasnije otkrijete i shvatite da nije baš simpatično, niti je bilo hitno. Ako ne uživate u proslijeđenim porukama, zamolite svoje prijatelje da ih ne šalju ili jednostavno brišu.

Umjesto da poruku ostavite u pristigloj pošti, možda biste umjesto nje trebali napraviti mapu. Razmislite o stvaranju mapa datoteka s arhivskim datotekama za važnu e-poštu.

Kada uklanjate osobni e-mail, zapitajte se kada sam zadnji put ovo trebao ili upotrijebio? Ako smatrate da je to važno, ali niste upotrijebili 6 mjeseci, arhivirajte ga. Svi sustavi za e-poštu ili većina njih imaju mogućnost pohrane velikih datoteka. Ako je e-pošta od vašeg šefa, napravite mapu s njenim imenom i tamo spremite predmet. Ako je to opća napomena koja potvrđuje sastanak, a sastanak je održan, napomena možda više neće biti potrebna, jer ćete u svom kalendaru imati temu, datum, vrijeme i imena sudionika sastanka. Mnoge tvrtke imaju pravila i propise koliko dugo treba spremati dokumente. Ista pravila mogu se primjenjivati ​​na e-poštu. Stoga pročitajte pravila i propise prije nego što pritisnete gumb za brisanje.

Neki vole spasiti sve, a drugi se jednostavno ne žele baviti izbacivanjem onoga što ne žele. Na kraju obje prakse mogu uzrokovati iste probleme koje uzrokuje spakiranje u svijetu cigle i maltera - svemir i nered. Ako utvrdite da se ne možete sjetiti zašto spremate predmet, to možda i nije važno. Napravite razne arhivske datoteke za ovakve predmete, pazite da u ovu tamnu rupu ne bacate ništa i sve.

Jednostavan način kategoriziranja e-poruka za arhiviranje je pomoću funkcije pretraživanja za sastavljanje popisa e-pošte prema temi ili pravom imenu. Ako je Anthony Parks poslao e-poštu u vezi s Hamiltonovim projektom, potražite Anthony Parks ili Hamilton projekt. Nakon što primite e-poruke, napravite mapu pod nazivom projekta ili imenom pojedinca.

Spremite li određena dolazna slova ili obrasce jer vam se sviđa format ili protok jezika u dokumentu? Dobro je pripremiti skicu što je prije moguće i smjestiti je u mapu „Nacrti“ odmah.

Malo čuvanja e-pošte može održavati datoteke e-pošte urednim i nesmetanim.

Upute Video: G Suite Backup Utility | Export Google Apps Emails | Domain User (Svibanj 2024).