Dizajnirajte raspored i pridržavajte se njega!
Jednom kada sam radio za vrlo malu tvrtku i kao i za bilo koju malu tvrtku, od mene su morali nositi mnoge kape. Budući da sam bila Jane of All Trade (malo sam radila na marketingu, recepciji, pisanju, klerikalnim itd.), Uvijek su me povlačili u nekoliko različitih smjerova. Nije mi bilo prvi put da se nađem u takvoj nestrukturiranoj, ali zahtjevnoj radnoj situaciji, ali bilo je to prvi put da sam situaciju rješavao graciozno. Bio sam tamo samo jedan dan - zapravo pola dana - prije nego što su mi povjerovali da radim na njihovim najvažnijim dokumentima, a trebalo je otprilike mjesec dana prije nego što sam sve aspekte svog posla kontrolirao.

Moja tajna? Dizajnirao sam raspored i bez obzira na što sam se toga pridržavao. Evo kako sam to učinio. Ove tehnike možete koristiti i za izradu rasporeda kod kuće.

Napravite opažanja.

Prvo što sam učinio kad sam započeo posao bilo je promatrati što se događa oko mene. Odakle je moj rad? Koliko često sam dobio ovaj posao? Koji su bili rokovi?

Ono što sam tražio i pokušavao potražiti, bili su rutinski zadaci - moja omiljena vrsta posla na svijetu, jer kad nešto učinite, deset, dvadeset, stotinu puta to možete savladati.

Zapiši sve. Ne ostavljajte ništa.

Dok sam izražavao zapažanja, zapisao sam stvari. Znao sam da radim posao od šefa i otprilike pola tuceta drugih menadžera, sasvim nasumično. Nikad nisam znao što dolazi ili koliko. Imao sam i neprekidni marketinški posao za koji sam shvatio da će prekovremeno morati upravljati sobom jer sam primijetio da niko ne nadgleda moj napredak u ovom području. Zatim su uslijedila dva glavna izvješća koja su trebala dolaziti mjesečno. Bingo! Ovo sam tražio - rutinski posao. Rutinski je posao prekrasan za sastavljanje rasporeda.

Napravi popis.

Nakon što sam dao svoja zapažanja, počeo sam sastavljati ono što nazivam "nadzorna ploča" ili "glavna lista". Na ovom popisu oborio sam sva područja odgovornosti. Slijedio sam filozofiju koju koristim kod arhiviranja: prilikom arhiviranja koristite široke kategorije jer je dokument lakši u jednoj velikoj datoteci nego sortirati kroz 10 malih datoteka.

Na posao su dolazili razni ljudi, tada sam imao svoj posao i dva izvještaja. Budući da su zadaci bili tako neusklađeni, konsolidirao sam se. Šef je imao svoju kategoriju na vrhu mog popisa. Skupio sam menadžere ukupno pod jednu kategoriju. Moji su osobni projekti bili drugi, a izvješća su bila pod jednom kategorijom pri dnu moje liste, jer su bila temelj. To su bila moja temeljna područja odgovornosti. Kad sam imao 20 izvanrednih stvari i telefoni su zvonili, a e-pošta mi je preskakala, bilo je dobro znati što sam u konačnici bio odgovoran za samo četiri glavna područja, iako se u početku osjećalo kao 100!

Napravite raspored.

Jednom kad sam s tvrtkom cijeli mjesec, bio sam u mogućnosti izraditi opći opis posla na temelju moje četiri temeljne odgovornosti. Ove podatke koristio sam za izradu rasporeda. Svaki sat mog dana (kad nisam bio na sastanku) određen je jednom od mojih područja odgovornosti. Na primjer, zakazao bih određeno vrijeme kako bih svaki dan radio sat vremena oko izvješća. Kad sam radio na izvješćima, nisam radio marketing niti išta drugo. Jedino što bi me odvuklo od onoga što sam planirao učiniti je zahtjev šefa ili ozbiljna hitnost. A da je došlo do prekida, bavio bih se time, a onda bi se ponovo vratio na rad na izvješćima.

Radeći na ovaj način - određujući određene zadatke u određenim vremenskim okvirima - uspio sam dovršiti sav svoj posao. Također sam opisao posao / popis odgovornosti u statusno izvješće koje ću svakodnevno slati dionicima kako bi oni znali gdje se nalazim na svim mojim projektima.

Drži se toga!

Još uvijek koristim ovaj način rada kada pišem kod kuće. Radni dan dijelim prema objavi ili web mjestu. Planiram dijelove vremena posvetiti određenim projektima i ukoliko se ozbiljni hitni slučajevi ne pojave, ne odmaram se od plana.

Na primjer, neki dan sam radila na članku o kavi provale (prema mom rasporedu) kada sam primijetila e-poštu koju sam čekala u pristigloj pošti. Bio sam u iskušenju otvoriti e-poštu, međutim, to je bio članak za koji sam pisao različit web mjesto, a ne coffebreakblog. Već sam obavljala zakazan posao za tu web stranicu ranije tijekom dana i nisam trebala raditi na njemu do sljedećeg dana. Iako sam stvarno željela otvoriti e-poštu, suzdržala sam se i nastavila s poslom koji sam radila.

Predviđenu poruku e-pošte otvorio sam tek 12 sati kasnije, kada sam trebao to učiniti.

Ponekad je planirano da radite na projektu, ali ne možete dok nešto čekate i ne možete krenuti naprijed dok ne dobijete. U tom slučaju radim nešto što je povezano s projektom. Ako ne mogu raditi na projektu projekta, uvijek se mogu pospremiti u kući. Mogu početi sastavljati račun, mogu ubuduće smisliti druge ideje kako bih ubuduće stavio urednike, mogu ispraviti svoje računalne datoteke i tako dalje.

Mnogi profesionalci s višestrukim odgovornostima često nisu sigurni u to što bi trebali raditi u bilo kojem trenutku.Imati raspored pomaže vam da donesete teške odluke. Osim ako nije hitne situacije, jednostavno napravite ono što slijedi na vašem rasporedu.

Upute Video: How to know your life purpose in 5 minutes | Adam Leipzig | TEDxMalibu (Ožujak 2024).