O Outlook kategorijama

• Travanj 25, 2024

Korištenje kategorija izvrstan je način da se Outlook dobro organizira bez stvaranja bezbroj mapa. Korištenjem kategorija možete sve stavke zadržati u jednoj mapi, ali grupirati kao predmete zajedno po kategorijama (osim predmeta e-pošte). Jednom kada su dodijeljene kategorije također možete pronaći, sortirati i filtrirati stavke po kategorijama. Na primjer: Možda imate zbirku e-pošte (poslanu i primljenu), kontakte, zadatke, sastanke i bilješke koje se odnose na isti projekt. Pomoću kategorija možete ih povući zajedno da biste pogledali veliku sliku.

Glavna kategorija
Outlook sadrži zadani popis glavnih kategorija u koji možete dodati svoje kategorije prema vlastitim potrebama. Popis glavnih kategorija možete pronaći pod naredbom izbornika Uredi / Kategorija. Upotrijebite gumb Glavne kategorije u prozoru Kategorija za dodavanje i uklanjanje kategorija s popisa glavnih kategorija. Kada uklonite kategoriju s popisa glavne kategorije, stavke koje su dodijeljene kategoriji ostaju nepromijenjene. Možete nastaviti grupirati te stavke pomoću izbrisane kategorije.

Dobra praksa je da dodijelite jednoj ili više kategorija stavci Outlook odabirom kategorije s popisa glavnih kategorija. Jednostavno možete upisati kategoriju u polje kategorije stavke, ali najvjerojatnije se nećete odnositi na kategoriju na isti način za svaku stavku i time ogriješiti u svrhu upotrebe.

Na primjer, prvu stavku koju želite kategorizirati otkucate MS Office. Nekoliko dana kasnije imate novi predmet za tu istu kategoriju. Ovaj put otkucate, Microsoft Office. Outlook to tumači kao NOVU kategoriju.

Korištenje Popisa glavnih kategorija osigurava dosljednost i izbjegava pravopisne pogreške.

Dodjeljivanje kategorija stavkama
Svakoj vrsti Outlook stavke možete dodijeliti jednu ili više kategorija. Uz iznimku obrasca za poruku e-pošte, vidjet ćete polje Kategorija i gumb na svakom Outlook obrascu. Da biste stavkama e-pošte dodijelili kategorije, morate pronaći opcije e-pošte da biste pronašli polje kategorije.

Da biste dodijelili kategorije tijekom stvaranja stavke, kliknite gumb Kategorija na obrascu (ili gumb Opcije na stavci e-pošte) i provjerite sve kategorije na popisu glavnih kategorija koje se primjenjuju; zatim kliknite na U redu. Otvorite bilo koju postojeću stavku i nastavite kako je opisano gore da biste dodali kategoriju nakon izrade.

Možete dodijeliti kategorije za množenje predmeta na popisu. Odaberite sve stavke kojima želite dodijeliti iste kategorije. Desnim klikom na plavi izbor odaberite i Kategorije s izbornika prečaca. Provjerite sve kategorije koje se primjenjuju; zatim kliknite na U redu.

Uklonite kategorije iz stavki

Otvorite stavku iz koje želite ukloniti kategoriju. Kliknite gumb Kategorija i uklonite kvačicu za odabir iz kategorije koju želite ukloniti. Možete ukloniti kategorije s više stavki na popisu unaprijed odabirom grupe stavki; odabir Kategorije iz izbornika prečaca desnim klikom; poništavanje odabira kategorija koje želite ukloniti; zatim klikom na U redu.

Pronađite sve stavke

Upotrijebite naredbu Napredno pronalaženje iz izbornika Uredi da biste pronašli sve stavke u kategoriji. U dijaloškom okviru Napredno pronalaženje:

- Odaberite "Bilo koju vrstu stavke u programu Outlook" na padajućem polju za polje Traži
- Provjerite da su osobne mape prikazane u polju In: Outlook će pregledati sve mape koje imate u vašim osobnim mapama. Možete kliknuti na pretraživač kako biste suzili pretraživanje na odabrane mape.
- Kliknite karticu Više izbora
- Kliknite gumb Kategorija
- Odaberite kategoriju koju želite pronaći
- Kliknite U redu

Sve stavke s odabranom kategorijom pojavit će se u prozoru Pronađi. Možete ih otvoriti da vide detalje dvostrukim klikom na stavku koju želite otvoriti.

Možete spremiti pretraživanje kako biste ga kasnije preuzeli. Kliknite na Datoteka / Spremi pretraživanje, odaberite mapu u koju želite pohraniti pretraživanje, dajte pretraživanju ime datoteke i kliknite na Spremi. Vrsta datoteke trebala bi biti Office Saved Searches, a datoteka će imati proširenje datoteke .oss. Da biste otvorili spremljenu pretragu, kliknite na File / Open Search, pronađite pretraživanje koje želite otvoriti, odaberite ga i kliknite na OK. Tijekom događaja Open, Outlook će izvršiti novo pretraživanje na temelju kriterija postavljenih u spremljenoj pretraživanju.

Ispis SVIH predmeta u kategoriji

Nakon izvršavanja pretraživanja, možete ispisati sve pronađene predmete. Odaberite sve datoteke u prozoru za pretraživanje (Edit / Select All ili odabirom miša). Desnim klikom pritisnite plavo područje odabira i odaberite izbornik s prečaca.

Odaberite stil ispisa koji biste željeli:

- Stil tablice ispisuje samo popis pronađenih predmeta
- Memo Style ispisuje sadržaj predmeta

Po potrebi odaberite druge opcije ispisa; zatim kliknite gumb za ispis da biste dokument poslali pisaču.

Ako ste aktivni Outlook korisnik i koristite većinu funkcija izvan e-pošte, razmislite o upotrebi kategorija da biste organizirali svoje Outlook predmete.

Upute Video: Set up and assign resources to work orders in Microsoft Dynamics 365 for Field Service (Travanj 2024).